KI-Sekretariat / KI-Telefonassistent

KI-Telefonassistent · Stand 10.10.2026

Dein Telefon nimmt ab, auch wenn du gerade nicht kannst.

Ein KI-Sekretariat ist ein KI-Telefonassistent: Er nimmt Anrufe an, hört das Anliegen, bucht Termine und übergibt an einen Menschen, wenn es heikel wird. WEBU Digital richtet ihn für Praxen, Kanzleien und kleine Betriebe in Österreich ein.

Anrufe annehmen: was machbar ist Einrichtung anfragen

Ein Unternehmer liest entspannt Zeitung und trinkt Kaffee, im Hintergrund nimmt eine Assistentin einen Anruf entgegen
Symbolbild (KI-generiert): So fühlt sich ein Büro an, in dem das Telefon abgenommen wird.

Zuhören statt lesen

Ein Beispielanruf, konstruiert und gekürzt, damit du den Ablauf siehst:

Anrufer
Guten Tag, ich bräuchte nächste Woche einen Termin.

Assistent
Gern. Für welchen Tag passt es Ihnen, vormittags oder nachmittags?

Anrufer
Dienstag vormittag.

Assistent
Dienstag um 9:30 Uhr ist frei. Soll ich das eintragen?

Bei einer Frage wie „Ist das Ergebnis auffällig?“ antwortet der Assistent nicht, sondern nimmt die Rückrufbitte auf und gibt sie ans Team weiter.

Was er macht

  • Anrufe annehmen, rund um die Uhr, auch bei Besetzt und außerhalb der Öffnungszeiten.
  • Anliegen aufnehmen und mit Name und Rückrufnummer weitergeben.
  • Termine buchen, verschieben und bestätigen.
  • Standardfragen beantworten, zum Beispiel Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf. Nur mit Auskünften, die du freigibst.
  • An dich oder dein Team weiterleiten, wenn es nötig ist.

Was er nicht macht

  • Keine medizinische und keine rechtliche Auskunft.
  • Keine Entscheidungen, keine Zusagen, die du nicht vorgesehen hast.
  • Keine Notfälle. Er verweist auf die Notrufnummern.
  • WhatsApp und E-Mail: Das ist ein eigener Schritt und nicht Teil dieser Seite. Sag uns, wenn du es brauchst.

Auf einen Blick

Technik
Für das Telefon aktuell ein Partner, Details unter Anrufe annehmen. Die Einrichtung bleibt bei uns, die Technik kann sich ändern.
Einrichtung
WEBU Digital GmbH, Wien
Für wen
Praxen, Kanzleien, kleine Betriebe in Österreich
Sprache
Deutsch
Preise
webu.at/preise (Einrichtung), Tarife der Technik unter Anrufe annehmen
Ausprobieren
Wie, steht unter Anrufe annehmen

Datenschutz, bevor es losgeht

Wer Patienten oder Mandanten am Telefon hat, redet über Dinge, die niemanden etwas angehen. Darum klären wir drei Punkte schriftlich, bevor der Assistent den ersten Anruf annimmt: Wer verarbeitet die Daten? Wo liegen sie? Werden Gespräche aufgezeichnet, und wie werden Anrufer darüber informiert?

Das ersetzt keine rechtliche Prüfung für deinen Einzelfall. Wenn es für deine Berufsgruppe nicht passt, sagen wir das.

Zwei Wege

  1. Selbst starten. Du legst selbst einen Assistenten an. Wie das geht, steht unter Anrufe annehmen.
  2. Einrichten lassen. Wir bauen Wissensbasis, Gesprächsablauf und Übergaben mit dir und testen mit echten Beispielfällen. Anfragen.

Warum nicht einfach irgendeiner

Die meisten KI-Assistenten klingen nach Warteschleife mit besserem Marketing. Wir betreiben selbst einen Telefonassistenten, für WEBU, Rabenlehner und webdoctor, und haben seinen Gesprächsablauf mehrfach überarbeitet. Was nach dem ersten Entwurf peinlich klingt, merkt man erst im Test.

Keine Garantien. Eine ehrliche Einschätzung vorab. Und auch mal der Satz: Das brauchst du nicht, bei dir läuft das Telefon ohnehin gut.

Häufige Fragen

Was ist ein KI-Sekretariat?

Ein KI-Telefonassistent, der Anrufe annimmt, das Anliegen aufnimmt, Termine bucht und bei Bedarf an einen Menschen übergibt. Es ersetzt kein Büro, sondern fängt ab, was sonst ins Leere läuft.

Ersetzt der Assistent meine Assistenz?

Nein. Er übernimmt Routine: Erreichbarkeit, Standardfragen, Terminwünsche. Entscheidungen, Notfälle und schwierige Gespräche bleiben bei Menschen.

Wie sieht es mit dem Datenschutz aus?

Bei Praxen und Kanzleien ist das die wichtigste Frage. Vor dem Start klären wir schriftlich, wer die Daten verarbeitet, wo sie liegen und ob Gespräche aufgezeichnet werden. Eine rechtliche Prüfung für den Einzelfall ersetzt das nicht.

Kann der Assistent sich irren?

Ja. Er antwortet nur mit Informationen, die du freigibst, und übergibt, wenn er unsicher ist. Vor dem Start wird mit echten Beispielfällen getestet.

Was passiert bei einem Notfall?

Der Assistent gibt keine medizinische oder rechtliche Auskunft. Bei einem Notfall verweist er auf die Notrufnummern, bei heiklen Anliegen übergibt er an dich oder dein Team.

Was kostet das?

Die Preise für die Einrichtung stehen auf webu.at/preise. Die Tarife der Technik hängen vom Anbieter ab, siehe Anrufe annehmen.

Kann ich den Assistenten zuerst ausprobieren?

Ja. Unter Anrufe annehmen steht, wie du einen Demo-Assistenten anlegst und hörst, wie er klingt, bevor du dich festlegst.

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