Datenschutz und KI-Hinweis

Ein KI-Assistent verarbeitet personenbezogene Daten, oft schon mit dem Namen und der Telefonnummer. Du brauchst einen Hinweis auf die KI, eine Entscheidung zur Aufzeichnung, einen Vertrag mit dem Anbieter zur Auftragsverarbeitung und einen Blick auf deine Verschwiegenheitspflichten. Das ist eine Orientierung, keine Rechtsberatung.

Stand: 11.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung. Zurück zur Übersicht.

Wichtiger Hinweis

Diese Seite ist keine Rechtsberatung. Rechtslage und Auslegung ändern sich. Bei Praxen, Kanzleien und allen Betrieben mit Verschwiegenheitspflicht klärst du die Details mit deiner Rechtsvertretung oder deiner Datenschutz-Ansprechperson.

1. KI-Hinweis am Anfang

Sag am Anfang des Gesprächs, dass der Anrufer mit einem KI-Assistenten spricht. Das ist ehrlich und entspricht den Transparenzpflichten, die in der EU für KI-Systeme im Gespräch mit Menschen gelten oder eingeführt werden. Prüfe den aktuellen Stand, bevor du live gehst.

2. Aufzeichnung

Zeichne nur auf, wenn du es wirklich brauchst und der Anrufer vorher eingewilligt hat.
Im Zweifel nicht aufzeichnen. Eine schriftliche Zusammenfassung reicht für die meisten Zwecke.
Lege Speicherdauer und Zugriff fest und halte sie ein.

3. Vertrag mit dem Anbieter

Wenn ein Anbieter für dich personenbezogene Daten verarbeitet, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Frag außerdem, wo die Daten liegen (innerhalb der EU?), welche Unterauftragnehmer beteiligt sind und ob Gespräche zum Training von Modellen verwendet werden.

4. Datenschutzerklärung und Verzeichnis

Ergänze deine Datenschutzerklärung um den Telefonassistenten.
Nimm die Verarbeitung in dein Verzeichnis der Verarbeitungstätigkeiten auf, wenn du eines führen musst.

5. Verschwiegenheit und Gesundheitsdaten

Ärztinnen, Zahnärzte, Anwältinnen, Steuerberater und andere Berufe haben Verschwiegenheitspflichten. Gesundheitsdaten gehören nach der DSGVO zu den besonders geschützten Daten. Gib dem Assistenten möglichst keine Fragen, bei denen Anrufer Details zu Diagnose oder Mandat nennen müssen. Lass ihn nur Name, Rückrufnummer und die Art des Anliegens aufnehmen.

Checkliste

KI-Hinweis in der Begrüßung.
Entscheidung zur Aufzeichnung, ggf. Einwilligung.
Auftragsverarbeitungsvertrag vorhanden.
Datenschutzerklärung ergänzt.
Verschwiegenheit geprüft, Datensparsamkeit im Gespräch.
Löschfristen festgelegt.

Kein KI-Einheitsbrei

Kopier keine Datenschutz-Textbausteine eines Anbieters. Sie beschreiben dessen Standardfall, nicht deinen. Was bei einem Friseur passt, passt nicht bei einer Zahnarztpraxis.

Typische Fehler

Aufzeichnung standardmäßig aktiv, ohne Einwilligung.
Kein Auftragsverarbeitungsvertrag.
Gesundheitsdaten im Gespräch abgefragt.
Datenschutzerklärung nicht angepasst.

Selbst oder einrichten lassen

Die Checkliste kannst du selbst durchgehen. Die rechtliche Bewertung gehört zu deiner Rechtsvertretung. Wenn du uns die Technikfragen mitgeben willst, schreib uns. Wir sind keine Rechtsberatung.

Testhinweis: Diese Seite fasst Orientierungspunkte zusammen und ist nicht auf einen Einzelfall geprüft. Bei Zweifeln hilft die Datenschutzbehörde (dsb.gv.at) oder deine Rechtsvertretung.

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Häufige Fragen

Muss ich dem Anrufer sagen, dass es eine KI ist?

Ja, sag es am Anfang. Es ist ehrlich und entspricht den Transparenzpflichten für KI im Gespräch mit Menschen. Prüfe den aktuellen Stand der Regeln.

Darf der Assistent Gespräche aufzeichnen?

Nur mit vorheriger Einwilligung und einem klaren Zweck. Im Zweifel zeichnest du nicht auf und arbeitest mit schriftlichen Zusammenfassungen.

Brauche ich einen Vertrag mit dem Anbieter?

Ja, wenn der Anbieter personenbezogene Daten für dich verarbeitet, brauchst du einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Frag auch nach Datenstandort und Unterauftragnehmern.