KI-Sekretariat / Bauplan

Bauplan · Übersicht · Stand 11.10.2026

Bauplan: Virtuelle Sekretärin in 9 Stufen

Der Bauplan zeigt in neun Stufen, wie du eine virtuelle Sekretärin aufbaust, die Anrufe annimmt und Termine bucht. Du kannst jede Stufe selbst umsetzen oder von WEBU einrichten lassen. Beginne mit der Wissensbasis, denn an ihr hängt alles andere.

Stand: 11.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung.

Zuerst: So funktioniert ein KI-Assistent

Bevor du baust, hilft es zu wissen, aus welchen Teilen ein KI-Assistent besteht und welche drei Wege es gibt: fertiger Dienst, Baukasten oder selbst bauen. Grundlagen lesen.

Die neun Stufen

  1. Stufe 1: Wissensbasis schreiben Alles, was der Assistent sagen darf, in einem Dokument.
  2. Stufe 2: Aufgaben und Grenzen festlegen Was er tut, was er nie tut.
  3. Stufe 3: Stimme und Tonfall Begrüßung, Du oder Sie, Name.
  4. Stufe 4: Nummer und Rufumleitung Wie Anrufe beim Assistenten ankommen.
  5. Stufe 5: Kalender anbinden Terminarten, Dauer, Pufferzeiten.
  6. Stufe 6: Datenschutz und KI-Hinweis Aufzeichnung, Auftragsverarbeitung, Berufsgeheimnis.
  7. Stufe 7: Mit echten Anrufen testen Testskript und typische Fehler.
  8. Stufe 8: Übergabe an Menschen und Notfälle Wann ein Mensch übernimmt.
  9. Stufe 9: Auswerten und verbessern Protokolle lesen, Wissensbasis nachschärfen.

Für wen der Bauplan passt

  • Praxen, Kanzleien und kleine Betriebe, bei denen das Telefon regelmäßig ins Leere läuft.
  • Alle, die lieber selbst verstehen, was der Assistent sagt, als eine Blackbox zu kaufen.

Für wen nicht

  • Betriebe, bei denen fast jeder Anruf ein Notfall oder eine Einzelfallentscheidung ist.
  • Alle, die einen Assistenten wollen, der ohne Pflege dauerhaft allein läuft. Das gibt es nicht.

Kein KI-Einheitsbrei

Ein Assistent klingt nach dem, was du ihm gibst. Gibst du ihm eine generische Vorlage, bekommst du generische Antworten. Darum ist dieser Bauplan eine Anleitung zum Aufschreiben deines Betriebs und kein Textbaustein-Katalog.

Selbst bauen oder einrichten lassen

Keine Garantien, eine ehrliche Einschätzung vorab. Und manchmal auch: Das brauchst du nicht, bei dir läuft das Telefon ohnehin gut. Wenn du Hilfe willst, schreib uns. Die Preise für die Einrichtung stehen auf webu.at/preise.

Testhinweis: Wir betreiben selbst einen Telefonassistenten und haben ihn nach Testanrufen überarbeitet. Die konkreten Erfahrungen ergänzen wir bei den einzelnen Stufen, sobald sie sauber dokumentiert sind.

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Häufige Fragen

Kann ich eine virtuelle Sekretärin selbst aufbauen?

Ja, wenn du ein paar Stunden für die Wissensbasis und den Test einplanst. Die größte Hürde ist selten die Technik, sondern das Aufschreiben dessen, was bisher im Kopf steckt.

Wie lange dauert der Aufbau?

Das hängt vom Betrieb ab. Annahme: ein bis zwei Wochen für einen ersten Stand, wenn du nebenbei arbeitest. Der Test mit echten Anrufen dauert länger als der Aufbau.

Was kostet der Aufbau?

Selbst gebaut fallen die Kosten der Technik an. Wenn WEBU einrichtet, stehen die Preise auf https://webu.at/preise/.