KI-Sekretariat / Kann eine KI Rechnungen und Belege erledigen?

KI-Sekretariat · Was ist machbar? · Stand 11.10.2026

Kann eine KI Rechnungen und Belege erledigen?

Zum Teil. Die KI kann vorbereiten, sortieren und erinnern. Gebucht, freigegeben und abgerechnet wird weiter in einer Buchhaltungssoftware und mit deinem Steuerberater. Für EPU und kleine KMU ist das Wichtigste ein Ort, an dem Rechnungen, Belege und Bank zusammenlaufen.

Stand: 11.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung. Keine Steuer- oder Rechtsberatung.

Ein Unternehmer sitzt entspannt vor dem Laptop, auf dem Tisch liegen Belege und ein Tablet mit erledigten Rechnungen, im Hintergrund arbeitet eine Assistentin
Symbolbild (KI-generiert): So fühlt sich ein Büro an, in dem Rechnungen und Belege geordnet laufen.

Für wen es sinnvoll ist

  • Du bist EPU oder führst einen kleinen Betrieb und schreibst regelmäßig Rechnungen.
  • Belege liegen verstreut in E-Mails, Fotos und Mappen.
  • Du willst, dass dein Steuerberater mitlesen kann, ohne dass du Ordner verschickst.

Für wen nicht

  • Du schreibst nur wenige Rechnungen im Jahr. Dann reicht oft eine einfache Vorlage.
  • Dein Steuerberater arbeitet mit einem festen anderen System und will keinen Zugang über eine zweite Software.
  • Du suchst jemanden, der die Buchhaltung komplett übernimmt. Das ist keine KI-Aufgabe.

So läuft es ab

  1. Rechnungen, Belege und Bankkonto laufen in einer Buchhaltungssoftware zusammen, zum Beispiel sevDesk.
  2. Dein Steuerberater bekommt Zugang und sieht Kassa, Eingangsbelege und Rechnungen.
  3. Ein KI-Assistent kann dabei zuarbeiten, etwa einen Rechnungstext vorschlagen oder eine Zahlungserinnerung entwerfen.
  4. Du prüfst und gibst frei. Gebucht wird nichts ohne dich.

Vorteile

  • Alles an einem Ort: Rechnungen, Belege, Bank.
  • Dein Steuerberater sieht den aktuellen Stand, statt auf Ordner zu warten.
  • Weniger Suchen und Nachfragen am Quartalsende.
  • Entwürfe für Rechnungstexte und Erinnerungen sparen Tipparbeit.

Nachteile und Grenzen

  • Die KI kann sich irren, deshalb prüfst du jeden Entwurf.
  • Buchhaltungsdaten sind sensibel, du musst klären, wer sie verarbeitet.
  • Österreich-Besonderheiten wie Registrierkasse oder FinanzOnline sind nicht automatisch abgedeckt.
  • Die Software kostet laufend. Aktuelle Tarife stehen bei sevDesk, ich nenne hier bewusst keine Preise.

Aus dem eigenen Betrieb

Ich arbeite selbst so: Mein Steuerberater ist mit sevDesk verbunden und sieht Kassa, Eingangsbelege und Rechnungen. Das nimmt mir Rückfragen ab und gibt ihm den Überblick. Das ist meine Erfahrung, keine Empfehlung für jeden Betrieb. Ob die KI-Zuarbeit im Alltag taugt, habe ich noch nicht ausreichend getestet.

Datenschutz

Buchhaltungsdaten gehören zu den sensibelsten Daten eines Betriebs. Kläre, welcher Anbieter sie verarbeitet, wo sie liegen und ob dein Steuerberater damit einverstanden ist. Eine rechtliche oder steuerliche Prüfung für deinen Einzelfall ersetzt das nicht.

Was es braucht

  • Eine Buchhaltungssoftware, die dein Steuerberater akzeptiert.
  • Einen Zugang für deinen Steuerberater.
  • Eine Person, die Entwürfe prüft und freigibt, in der Regel du.
  • Eine geklärte Datenschutzfrage.

Alternativen

  • Einfache Rechnungsvorlage und Belegordner: ohne Software, aber mit mehr Handarbeit.
  • Der Steuerberater führt die Buchhaltung komplett: weniger Aufwand für dich, dafür weniger Überblick.
  • Ein anderes Buchhaltungsprogramm, das dein Steuerberater bereits nutzt.

Häufige Fragen

Kann die KI meine Buchhaltung machen?

Nein, nicht allein. Die Buchhaltung selbst bleibt in einer Buchhaltungssoftware und beim Steuerberater. Ein KI-Assistent kann zuarbeiten: Belege sortieren, Rechnungsentwürfe vorbereiten, offene Posten zusammenfassen. Gebucht und freigegeben wird von dir.

Brauche ich dafür sevDesk?

Nein. sevDesk ist ein Beispiel, das ich selbst nutze. Entscheidend ist, dass Rechnungen, Belege und Bank an einem Ort liegen und dein Steuerberater Zugriff hat. Das geht auch mit anderen Programmen.

Ist das für Österreich geeignet?

Das hängt von deinem Fall ab. Die sevDesk-Seite nennt Österreich als Markt, sagt aber nichts zu Registrierkasse, FinanzOnline oder E-Rechnung. Kläre das vorab mit deinem Steuerberater. Ich gebe keine Steuerberatung.

Ist das Teil eures Angebots?

Nein, Buchhaltung gehört nicht zu unserem Angebot. Diese Seite ist eine Einschätzung, kein Verkaufstext.

Testhinweis: Die KI-Zuarbeit wird ergänzt, sobald wir sie im eigenen Betrieb geprüft haben. Bis dahin ist das eine Einschätzung.

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