Kann eine KI Anrufe annehmen?

Ja. Ein KI-Telefonassistent nimmt Anrufe an, hört das Anliegen, beantwortet freigegebene Standardfragen und gibt weiter, was er nicht selbst klären soll. Er ersetzt kein Gespräch, in dem es auf Fingerspitzengefühl ankommt.

Stand: 10.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung.

Für wen es sinnvoll ist

Es rufen viele Leute mit denselben Fragen an (Öffnungszeiten, Anfahrt, Ablauf).
Das Telefon ist oft besetzt oder niemand kann abheben, etwa auf der Baustelle oder in der Behandlung.
Anrufe außerhalb der Öffnungszeiten gehen verloren.

Für wen nicht

Es rufen wenige Leute an und das Telefon ist gut besetzt.
Die meisten Gespräche sind heikel, etwa Beratung oder Krisen.
Niemand pflegt die Antworten und liest die Zusammenfassungen.

So läuft es ab

Der Anruf wird per Rufumleitung auf den Assistenten geleitet, bei Besetzt oder außerhalb der Zeiten.
Der Assistent meldet sich und sagt, dass er eine KI ist.
Er nimmt das Anliegen auf: Name, Rückrufnummer, worum es geht.
Er beantwortet nur Fragen, für die du Antworten freigegeben hast.
Er gibt weiter: als Zusammenfassung oder, wenn nötig, als Weiterleitung an einen Menschen.

Vorteile

Erreichbar, auch wenn alle Leitungen besetzt sind.
Kein verlorener Anruf außerhalb der Öffnungszeiten.
Gleiche Auskunft bei jedem Anruf.
Eine kurze Zusammenfassung statt eines Zettels.
Mehrere Anrufe gleichzeitig sind möglich.

Nachteile und Grenzen

Dialekt, Lärm und Zahlen (Telefonnummern, Geburtsdaten) können Fehler verursachen.
Manche Anrufer finden es unpersönlich und legen auf.
Die KI kann sich irren. Deshalb gehören klare Grenzen und Testgespräche dazu.
Die Antworten müssen gepflegt werden, sonst veralten sie.
Notfälle und Krisen gehören nicht in diese Hand.

Datenschutz

Bei Anrufen stellen sich drei Fragen: Wer verarbeitet die Daten, wo liegen sie, und werden Gespräche aufgezeichnet? Anrufer sollten wissen, dass sie mit einer KI sprechen. Das ist üblich und wird in der EU zunehmend auch rechtlich verlangt. Das klärst du vor dem Start, am besten schriftlich. Eine rechtliche Prüfung für deinen Einzelfall ersetzt das nicht.

Was es braucht

Eine Rufnummer mit Weiterleitung auf den Assistenten.
Freigegebene Antworten auf die häufigsten Fragen.
Regeln, wann an einen Menschen übergeben wird.
Jemand, der die Zusammenfassungen liest und zurückruft.

Ausprobieren und Technik

Für das Telefon nutzen wir aktuell Fonio, einen KI-Telefonassistenten. Das ist der Anbieter, den wir selbst einsetzen. Er kann sich ändern, die Einrichtung bleibt bei uns.

Test-Assistent anlegen Fonio-Tarife ansehen

Transparenz: Das sind Partner-Links. Bei Abschlüssen erhält WEBU Digital GmbH eine Provision, für dich ändert sich am Preis nichts. Die Preise für unsere Einrichtung stehen auf webu.at/preise.

Alternativen

Anrufbeantworter: einfach, aber Rückrufe gehen oft verloren.
Telefonservice: Menschen nehmen ab, kostet mehr und ist weniger flexibel.
Eigene Assistenz: am persönlichsten, aber nicht rund um die Uhr.
Rückruf-Formular auf der Website: entlastet, ersetzt aber das Telefon nicht.

Häufige Fragen

Merkt der Anrufer, dass es eine KI ist?

Meistens ja, nach wenigen Sätzen. Deshalb sagt der Assistent es von Anfang an. Das ist ehrlicher und vermeidet Ärger.

Was passiert, wenn die KI etwas nicht versteht?

Sie fragt nach oder nimmt eine Rückrufbitte auf. Was nicht klar ist, soll sie nicht erfinden. Das testest du vor dem Start mit echten Beispielfällen.

Kann die KI auch Notfälle erkennen?

Nein, darauf darf man sich nicht verlassen. Bei einem Notfall verweist der Assistent auf die Notrufnummern.

Wir setzen selbst einen KI-Telefonassistenten ein, für WEBU Digital, Rabenlehner und webdoctor. Die Einschätzung stützt sich auch auf diese Erfahrung.