Wissensbasis schreiben

Die Wissensbasis ist ein Dokument mit allem, was dein Assistent über deinen Betrieb sagen darf. Was nicht drinsteht, sagt er nicht, sondern übergibt. Plane für den ersten Entwurf zwei bis drei Stunden ein (Annahme) und prüfe jede Antwort selbst.

Stand: 11.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung. Zurück zur Übersicht.

Warum diese Stufe zuerst kommt

Ein Telefonassistent ist nur so gut wie das, was er nachschlagen kann. Fehlt etwas, übergibt er und der Anrufer wartet. Steht etwas Falsches drin, sagt er es mit großer Sicherheit. Beides merkst du erst im Betrieb, darum schreibst du diese Stufe zuerst und prüfst sie vor dem ersten echten Anruf.

Was hineingehört

Wer ihr seid: Name, Ort, Fachgebiet, in zwei Sätzen.
Erreichbarkeit: Öffnungszeiten, Urlaubszeiten, wann zurückgerufen wird.
Leistungen: je Leistung ein bis zwei Sätze in der Sprache deiner Kundschaft.
Terminarten und Dauer: was gebucht werden kann und wie lange es dauert.
Kosten: nur, was du freigibst. Im Zweifel: „Dazu gibt dir das Team Auskunft.“
Anfahrt, Parken, Barrierefreiheit.
Häufige Fragen mit deiner Antwort, siehe Vorlage.
Was nie beantwortet wird: zum Beispiel medizinische oder rechtliche Auskunft.
Wer bei welchem Anliegen übernimmt: Name oder Funktion und Erreichbarkeit.

Vorlage zum Ausfüllen

BETRIEB
Name:
Ort und Fachgebiet:

ERREICHBARKEIT
Öffnungszeiten:
Urlaub und Feiertage:
Rückruf innerhalb von:

LEISTUNGEN (je Zeile: Leistung, Satz dazu)
1.
2.
3.

TERMINARTEN
Art / Dauer / wer macht es:

HÄUFIGE FRAGEN (Frage, deine Antwort, Quelle der Antwort)
1.
2.
3.

NIE BEANTWORTEN
-

ÜBERGABE
Anliegen / Wer übernimmt / Erreichbarkeit:

STAND: Datum, verantwortlich:

Beispiel für eine Antwort

Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur den Aufbau.

Frage: Wie lange dauert ein Erstgespräch?
Antwort: Ein Erstgespräch dauert 30 Minuten. Es ist kostenlos. Bringen Sie bitte Ihre Unterlagen mit, wenn Sie welche haben.
Nicht sagen: Wie das Ergebnis ausfällt oder was es später kostet.

Gut daran: eine klare Antwort, ein Hinweis, was nicht gesagt wird. Schlecht wäre „Das dauert meist ungefähr eine halbe Stunde, kann aber auch länger sein“, weil der Assistent dann bei jedem Anruf anders antwortet.

Kein KI-Einheitsbrei

Lass dir die Gliederung von einer KI vorschlagen, aber schreib die Antworten selbst. Zwei Betriebe mit derselben Vorlage klingen sonst nach dem Ausfüllen gleich, und deine Kundschaft hört das.

Typische Fehler

Zu lang. Je mehr drinsteht, desto öfter widerspricht sich etwas.
Veraltete Angaben. Öffnungszeiten und Preise, die sich geändert haben, ohne dass jemand die Wissensbasis anpasst.
Wissen, das nur im Kopf ist. Was die Assistenz „einfach weiß“, steht nirgends und fehlt deshalb.
Auskunft, die nicht erlaubt ist. Medizinische oder rechtliche Einschätzungen gehören nicht hinein.
Personenbezogene Daten. Keine Namen von Kundschaft, keine Fallbeispiele.

Pflege

Eine Person ist verantwortlich, mit Datum auf dem Dokument.
Änderungen von Zeiten, Preisen und Abläufen sofort eintragen.
Nach jeder Testrunde (Stufe 7) und in der Auswertung (Stufe 9) nachschärfen.

Selbst oder einrichten lassen

Die Stufe lässt sich gut allein bewältigen, wenn du dir die Zeit nimmst. Wenn du lieber nur prüfst und wir die Fragen mit dir durchgehen, schreib uns. Die Preise stehen auf webu.at/preise. Keine Garantien, und wenn du das nicht brauchst, sagen wir es dir.

Testhinweis: Wir betreiben selbst einen Telefonassistenten und haben seine Wissensbasis nach Testanrufen überarbeitet. Die konkreten Erfahrungen ergänzen wir hier, sobald sie sauber dokumentiert sind. Bis dahin ist das eine Einschätzung.

Weiter im Bauplan

Übersicht über alle neun Stufen
Zurück: So funktioniert ein KI-Assistent
Nächste Stufe: Aufgaben und Grenzen festlegen
Kann eine KI Anrufe annehmen?

Häufige Fragen

Wie lang soll die Wissensbasis sein?

So kurz wie möglich, so lang wie nötig. Für einen ersten Stand reichen meist ein bis drei Seiten. Lieber wenige geprüfte Antworten als viele ungeprüfte.

Darf ich Kundennamen oder Fallbeispiele hineinschreiben?

Nein. Die Wissensbasis enthält nur allgemeine Informationen über deinen Betrieb, keine personenbezogenen Daten von Kundinnen, Patienten oder Mandanten.

Was passiert, wenn eine Frage nicht in der Wissensbasis steht?

Dann soll der Assistent nichts erfinden, sondern das Anliegen aufnehmen und an einen Menschen übergeben. Das legst du in Stufe 2 und Stufe 8 fest.

Kann ich die Wissensbasis von einer KI schreiben lassen?

Für die Gliederung ja. Die Antworten müssen von dir kommen und von dir geprüft sein, sonst steht am Ende Allgemeines drin, das auf deinen Betrieb nicht stimmt.