Aufgaben und Grenzen festlegen

Lege fest, was dein Assistent tun darf, was er nie tun darf und wann er an einen Menschen übergibt. Drei Listen genügen: Aufgaben, Verbote, Übergabegründe. Je enger die Aufgaben am Anfang, desto weniger Überraschungen im Betrieb.

Stand: 11.10.2026. Einschätzung von WEBU Digital, keine neutrale Produktprüfung. Zurück zur Übersicht.

Warum Grenzen wichtiger sind als Fähigkeiten

Ein Sprachmodell kann vieles. Genau das ist das Risiko: Es beantwortet auch Fragen, die du nie freigegeben hast. Du musst nicht aufzählen, was alles möglich wäre, sondern festlegen, was erlaubt ist. Alles andere führt zur Übergabe.

Liste 1: Das darf er

Anliegen aufnehmen: Name, Rückrufnummer, worum es geht.
Fragen aus der Wissensbasis beantworten.
Termine nach festen Regeln anbieten und eintragen (Stufe 5).
Eine Zusammenfassung an dich schicken.

Starte mit zwei oder drei Aufgaben, nicht mit zehn. Erweitern kannst du nach den Testanrufen.

Liste 2: Das darf er nie

Medizinische, rechtliche oder steuerliche Auskunft im Einzelfall.
Preise oder Zusagen, die du nicht freigegeben hast.
Termine außerhalb der festgelegten Regeln.
Personenbezogene Daten Dritter nennen.
So tun, als wäre er ein Mensch.

Liste 3: Hier übergibt er

Der Anrufer wird ungeduldig, ärgerlich oder bittet darum, mit einem Menschen zu sprechen.
Notfälle und Dringendes (Details in Stufe 8).
Eine Frage, die nicht in der Wissensbasis steht und nicht warten kann.
Alles, was Beschwerde, Vertrag oder Kündigung betrifft.

Vorlage

DARF:
1.
2.
3.
DARF NIE:
1.
2.
3.
ÜBERGIBT BEI:
1.
2.
3.
FALLBACK, WENN NIEMAND ERREICHBAR IST:
(zum Beispiel: Rückruf zusagen, Nachricht aufnehmen)

Beispiel

Das Beispiel ist erfunden und zeigt nur den Aufbau.

Anrufer: Was kostet eine Behandlung?
Regel: Keine Preise nennen, außer Erstgespräch. Stattdessen Anliegen aufnehmen und Rückruf innerhalb eines Werktags zusagen.
Gesagt wird: „Dazu gibt Ihnen das Team gern Auskunft. Darf ich Ihre Nummer für einen Rückruf notieren?“

Kein KI-Einheitsbrei

Kopier keine fertige „Regelliste für KI-Assistenten“ aus dem Netz. Deine Grenzen hängen an deinem Berufsrecht, deiner Haftung und deinem Ton. Eine Zahnärztin braucht andere Verbote als ein Installateur.

Typische Fehler

Zu viele Aufgaben auf einmal.
Verbote, die nur im Kopf stehen und nicht im Text.
Kein Fallback, wenn niemand erreichbar ist.
Regeln, die sich widersprechen („immer Termin anbieten“ und „bei Zweifel übergeben“).

Selbst oder einrichten lassen

Diese Stufe machst du am besten selbst, denn du kennst deine Haftung. Wenn du eine zweite Meinung zu deinen Verbotslisten willst, schreib uns. Keine Garantien, und manchmal sagen wir: Das brauchst du nicht.

Testhinweis: Welche Grenzen sich in Testanrufen als zu eng oder zu weit erwiesen haben, ergänzen wir hier nach dokumentierten Tests.

Weiter im Bauplan

Häufige Fragen

Wie viele Aufgaben soll ein Assistent am Anfang haben?

Zwei bis drei. Anrufe annehmen, Fragen aus der Wissensbasis beantworten und Nachrichten weitergeben reicht für den Start.

Darf der Assistent Preise nennen?

Nur die, die du ausdrücklich freigibst. Alles andere übergibt er mit Rückrufzusage.

Was, wenn der Anrufer etwas Unerwartetes fragt?

Dann soll er nichts erfinden, sondern das Anliegen aufnehmen und übergeben. Das legst du hier als Regel fest.